اظهارنامه حضور در دفترخانه چیست و چه کاربردی دارد؟
اظهارنامه حضور در دفترخانه، یکی از ابزارهای قانونی بسیار مهم برای اجرای تعهدات قراردادی در معاملات املاک محسوب می‌شود. این سند رسمی در واقع نامه‌ای قانونی است که از سوی یکی از طرفین معامله (اغلب خریدار) به طرف مقابل (معمولاً فروشنده) ارسال می‌شود تا وی را برای حضور در دفترخانه و تنظیم سند رسمی انتقال ملک، دعوت نماید.
این نوع اظهارنامه، نه تنها نشان‌دهنده‌ی جدیت خریدار در انجام تعهدات است، بلکه مستند قانونی مهمی محسوب می‌شود که بعدها در دادگاه می‌توان به آن استناد کرد. هدف اصلی آن، الزام طرف مقابل به اجرای تعهدات مندرج در قرارداد، خصوصاً حضور در دفترخانه و تنظیم سند رسمی است. کاربرد اظهارنامه، به‌ویژه در شرایطی که یکی از طرفین از حضور در دفترخانه امتناع می‌کند یا سعی در تأخیر در انجام معامله دارد، پررنگ‌تر می‌شود. در چنین مواقعی، ارسال این اظهارنامه می‌تواند به‌عنوان گام ابتدایی برای اقدام قانونی علیه طرف متخلّف تلقی شود.
مبنای قانونی ارسال اظهارنامه به فروشنده یا خریدار
قانون آیین دادرسی مدنی، به ویژه ماده ۱۵۶، پشتوانه اصلی اظهارنامه‌ها در نظام حقوقی ایران است. طبق این ماده، هر شخص می‌تواند پیش از اقامه دعوا یا حتی بدون آن، از طریق اظهارنامه رسمی، درخواست قانونی و مدنی خود را به طرف مقابل اعلام کند. در معاملات ملکی، وقتی خریدار بخشی از ثمن معامله (قیمت ملک) را پرداخت کرده و بر اساس توافقات باید باقی‌مانده در دفترخانه پرداخت شود، اما فروشنده در زمان مقرر همکاری نمی‌کند، خریدار می‌تواند با استناد به همین ماده قانونی، اظهارنامه‌ای تنظیم و ارسال کند. این اظهارنامه به منزله اخطار رسمی و مقدمه‌ای برای هرگونه اقدام حقوقی بعدی محسوب می‌شود. بنابراین، ارسال اظهارنامه نه تنها یک اقدام ساده نیست، بلکه بخشی از روند رسمی احقاق حقوق در نظام قضایی است. همچنین باعث می‌شود در صورت نیاز به طرح دعوا، مدارک و مستندات قوی در دست داشته باشید که نشان می‌دهد شما حسن نیت داشته‌اید و آماده اجرای تعهدات خود بوده‌اید.
در چه مواردی تنظیم اظهارنامه حضور ضروری می‌شود؟
تنظیم و ارسال اظهارنامه به دفترخانه معمولاً در شرایط خاصی ضرورت پیدا می‌کند. برخی از مهم‌ترین موقعیت‌هایی که این اقدام الزامی یا بسیار توصیه‌شده است، عبارتند از:
- خودداری فروشنده از انتقال رسمی سند: اگر فروشنده علی‌رغم دریافت بخشی یا تمام وجه معامله، از حضور در دفترخانه و انتقال رسمی سند به خریدار امتناع کند.
- تاخیر بیش از موعد در انجام تعهدات: چنانچه یکی از طرفین بدون دلیل موجه، در تاریخ مقرر حاضر نشود یا اقدام خاصی برای تنظیم سند انجام ندهد.
- ایجاد اختلاف میان طرفین پس از عقد قرارداد: اگر پس از امضای مبایعه‌نامه، بین طرفین اختلافاتی ایجاد شود که مانع ادامه روند انتقال رسمی ملک شود.
- لزوم مستندسازی برای اقامه دعوا: برای اینکه در صورت مراجعه به دادگاه، قاضی مطمئن شود که شما مراحل قانونی اولیه را طی کرده‌اید و طرف مقابل به او فرصت داده‌اید تا تعهداتش را انجام دهد.
در تمامی این موارد، ارسال اظهارنامه اقدامی هوشمندانه و حقوقی است که می‌تواند مسیر حل اختلاف را شفاف‌تر کند و راه را برای پیگیری قضایی باز نماید.
نقش اظهارنامه در حفظ حقوق خریدار و فروشنده
در بسیاری از معاملات ملکی، تنظیم یک اظهارنامه دقیق و به‌موقع می‌تواند نقش نجات‌بخشی در حفاظت از حقوق طرفین ایفا کند. در این میان، خریدار اغلب در موقعیتی قرار دارد که باید برای الزام فروشنده به انجام تعهدات خود، به ابزارهای قانونی متوسل شود. اظهارنامه دقیقاً همین ابزار است. با ارسال آن، خریدار به‌طور رسمی و مستند از فروشنده می‌خواهد که در موعد مقرر در دفترخانه حاضر شده و سند رسمی انتقال ملک را تنظیم کند.
از سوی دیگر، فروشنده نیز می‌تواند در مواقعی که خریدار از پرداخت مابقی ثمن معامله خودداری می‌کند یا حضور در دفترخانه را به تعویق می‌اندازد، از همین ابزار قانونی استفاده کند تا حسن نیت و آمادگی خود برای انجام تعهداتش را نشان دهد. در حقیقت، اظهارنامه نه تنها یک اخطار رسمی است، بلکه به نوعی مستندسازی تعاملات پیش از اقامه دعوا نیز محسوب می‌شود. همین موضوع باعث می‌شود که در صورت مراجعه به مراجع قضایی، طرفی که اظهارنامه ارسال کرده بتواند ثابت کند که به تعهدات قراردادی خود پایبند بوده و طرف مقابل از اجرای آن‌ها امتناع کرده است.
چه اطلاعاتی باید در اظهارنامه حضور قید شود؟
تنظیم اظهارنامه بدون توجه به جزئیات ضروری، می‌تواند اثرگذاری آن را کاهش دهد یا حتی موجب رد آن در مراجع قضایی شود. به همین دلیل، درج اطلاعات دقیق، روشن و حقوقی در این سند بسیار مهم است. اظهارنامه باید طوری تنظیم شود که هیچ‌گونه ابهام یا سوءبرداشتی برای طرف مقابل باقی نگذارد.
اولین و مهم‌ترین نکته، مشخصات کامل طرفین معامله است؛ شامل نام، نام خانوادگی، شماره ملی، نشانی دقیق و در صورت امکان شماره تماس. سپس باید توضیح دقیق موضوع معامله ذکر شود؛ مثل تاریخ مبایعه‌نامه، نوع ملک (آپارتمان، خانه ویلایی و…)، پلاک ثبتی ملک، متراژ، نشانی، و مبلغ کل معامله.
در ادامه، باید شرح واضحی از میزان پرداخت‌شده ثمن معامله، تاریخ مقرر برای تنظیم سند رسمی، و نشانی دفترخانه درج گردد. همچنین بازه زمانی مشخصی برای حضور در دفترخانه تعیین شده و هشدار نسبت به پیامدهای عدم حضور یا خودداری از انجام تعهدات نیز باید در انتهای اظهارنامه گنجانده شود. نهایتاً امضا و نام فرستنده و تاریخ تنظیم اظهارنامه نیز باید در پایین سند درج شود تا اعتبار حقوقی آن تکمیل گردد.
زمان‌بندی و نحوه ارسال اظهارنامه چگونه است؟
ارسال اظهارنامه باید در زمان مناسب و از طریق مسیرهای قانونی انجام شود تا از نظر مراجع قضایی مورد تأیید قرار گیرد. معمولاً بهترین زمان برای ارسال اظهارنامه، چند روز تا یک هفته پیش از تاریخ مقرر برای تنظیم سند در دفترخانه است. این زمان‌بندی باید به‌گونه‌ای باشد که طرف مقابل فرصت کافی برای دریافت و مطالعه آن داشته باشد.
نحوه ارسال نیز حائز اهمیت است. اظهارنامه باید از طریق دفاتر خدمات الکترونیک قضایی یا پست سفارشی رسمی ارسال شود. همچنین از طریق سامانه عدل ایران (eadl.ir) نیز می‌توان اظهارنامه‌های الکترونیکی را ارسال کرد که مورد تأیید قوه قضائیه قرار دارند. نکته مهم دیگر این است که رسید یا گواهی ارسال اظهارنامه باید نزد ارسال‌کننده باقی بماند. این رسید، در صورت بروز اختلاف یا طرح دعوا، به‌عنوان یکی از مستندات مهم ارائه می‌شود و نشان می‌دهد که طرف مقابل از تعهدات خود آگاه شده ولی آن را نادیده گرفته است. همچنین بهتر است کپی‌ای از اظهارنامه نزد وکیل یا مشاور حقوقی شخص نیز نگهداری شود تا در مراحل بعدی پیگیری، استفاده از آن تسهیل گردد.
دانلود فایل نمونه اظهارنامه حضور در دفترخانه جهت تنظیم سند رسمی (نسخه WORD) | نسخه PDF
بدون دیدگاه