مفهوم شیپینگ اوردر، آشنایی با مراحلی کلی آن
امروزه بیش از 80 درصد حمل و نقل کالاها، از راه دریاها انجام میشود. نکات و مفاهیم گسترده‌ای در حمل و نقل دریایی وجود دارد که آگاهی از آن بسیار حائز اهمیت است. یکی از مسائل مطرح در حمل و نقل دریایی، آشنایی با مفهوم شیپینگ اوردر است. شیپینگ اوردر از ترکیب واژه‌های shiping و order تشکیل شده است که به ترتیب به معنای کشتی و سفارش می‌باشند. شیپینگ اوردر معمولا جهت حمل و نقل دریایی استفاده میشود.
تعریف شیپینگ اوردر و جایگاه آن در تجارت بین‌الملل
مراحل شیپینگ اوردر
مرحله اول
بازاریابی و همچنین معرفی سرویسهای حمل شرکت به مشتریان توسط بازاریاب‌ها، اولین مرحله از شیپینگ اوردر بوده که ممکن است به صورت تلفنی و یا حضوری انجام شود. به این ترتیب که بازاریاب‌ها فایلی را برای مشتریان تهیه می‌کنند که در آن نحوه کار هر شرکت، مسیرهای مورد استفاده و کالای صادراتی هر شرکت، درج گردیده تا هنگام اعلام نرخی ویژه برای مسیری خاص، توسط کرییرها و شرکتهای کشتیرانی، بلافاصله نرخ خود را از طریق اعلام آمادگی از بانک اطلاعاتی خود به شرکتهای صادراتی فعال، ارائه نمایند.
نکته: نرخی که خطوط کشتیرانی و کرییرها به فورواردرها اعلام می‌نمایند و نیز نرخی که فورواردرها به مشتریان اعلام می‌نمایند، باید به صورت تمامی هزینه‌های حمل محاسبه شده باشد. یعنی تمامی هزینه‌های حمل بار در آن لحاظ شده است. علاوه بر آن هزینه‌هایی از جمله کارمزد کار با ترمینال، صدور بارنامه، صدور تکس ریلیز، هزینه حق توقف، اصلاحیه بارنامه، هزینه‌های متمم و… به این نرخ اضافه خواهد شد که در اعلام نرخ‌های کتبی نیز لحاظ نخواهد شد.
برخی از این هزینه‌ها نیز توسط انجمن کشتیرانی و خدمات وابسته و یا سازمان دریا نوردی و بنادر، به صورت سالانه برای اطلاع عموم اعلام می‌گردد. برخی از این هزینه‌ها عبارت‌اند از هزینه صدور تکست ریلیز، بارنامه، تی اچ سی و هزینه حق توقف.
مرحله 2
دومین مرحله از شیپینگ اوردر تماس مشتری با مسئولان فروش و بازاریاب‌ها برای اطلاع از قیمت‌ها است.
نکته: استعلام قیمت از شرکتهای مختلف، اقدامی است که معمولا شرکت‌ها برای حمل محمولات خود، انجام می‌دهند. در واقع بهتر است که بازاریاب از نرخ مورد نظر مشتری مطلع شده تا توانایی چانه زدن با خط کشتیرانی و دریافت قیمتی مناسب را داشته باشد.
مرحله 3
یافتن بهترین نرخ با کمترین میزان ترانزیت و نیز بهترین سرویس دهی کشتی و برسی برنامه حرکت کشتیها، مستلزم پیگیری توسط مسئولین فروش شرکتهای حمل و نقل بین المللی می‌باشد.
نکته: برسی وضعیت بازار به صورت هفتگی توسط مسئولین فروش، برای تمامی مسیرهای روتین و کالای معمولی لازم بوده و همواره باید فایل‌هایی آماده جهت ارائه سریع نرخ‌ها به مشتریان داشته باشند.
نکته: بهترین روش برای استعلام قیمت از خطوط کشتیرانی، ارسال به شکل مکتوب و از طریق ایمیل و نیز ذخیره پاسخ کشتیرانی در ایمیل است. سرعت ارائه خدمات، با فایل بندی و تهیه بانک اطلاعاتی مناسب و منظم پیشرفت خوبی خواهد داشت.
مرحله 4
بهتر است تا اعلام نرخ به مشتریان (توسط مسئولین فروش) و درخواست تایید نرخ از سوی مشتری به شکل مکتوب انجام شده و اعتبار نرخ کرایه حمل در آن مدت به همراه مشخصات کالا و بسته بندی آن ذکر شود.
مرحله 5
ارسال درخواست رزو کاتینر به خط کشتیرانی از طریق ایمیل، مرحله‌ای است که پس از تایید نرخ توسط مشتری باید انجام شود. این درخواست شامل موارد ذیل است:
- نوع و تعداد کانتینر درخواستی.
- نوع محموله.
- نوع بست بندی.
- بندر مبدا و بندر مقصد.
- مقصد نهایی.
- نرخ توافقی با خط.
- محل پرداخت کرایه حمل.
مرحله 6
شرکت کشتیرانی می‌بایست یک شماره رزرو کانتینر در پاسخ به درخواست، اعلام نماید.
نکته: برخی شرکتهای کشتیرانی تعهد نامه‌هایی را برای بعضی مسیرها از صاحب کالا دریافت می‌نمایند.
مرحله 7
ارسال کلیه تعهد نامه‌ها توسط مسئولین و اعلام شماره رزرو به مشتری و نماینده او در محل قرارگیری.
مرحله 8
اطلاع از زمان تحویل اسناد به دفتر کشتیرانی مستلزم پیگیری بخش ترافیک با مشتری یا نماینده او در محل تحویل بار است.
سوالات متداول درمورد مفهوم شیپینگ اوردر
شیپینگ اوردر چیست و چه کاربردی در تجارت بین‌الملل دارد؟
شیپینگ اوردر (Shipping Order) سندی است که برای هماهنگی و انجام حمل و نقل دریایی کالا صادر میشود. این سند به شرکتهای حمل و نقل و فورواردرها اجازه می‌دهد که محموله را رزرو و مدیریت کنند و به‌عنوان مرجعی برای پیگیری و تحویل کالا در مقصد عمل می‌کند.
مراحل اصلی شیپینگ اوردر کداماند؟
مراحل اصلی شیپینگ اوردر شامل: ۱) بازاریابی و معرفی سرویسهای حمل، ۲) تماس مشتری و استعلام قیمت، ۳) یافتن بهترین نرخ و سرویس، ۴) اعلام نرخ و تایید مشتری، ۵) ارسال درخواست رزرو کانتینر، ۶) دریافت شماره رزرو از شرکت کشتیرانی، ۷) ارسال تعهدنامهها و اعلام شماره رزرو به مشتری، ۸) پیگیری زمان تحویل اسناد به دفتر کشتیرانی است.
چگونه بهترین نرخ حمل دریایی مشخص میشود؟
بهترین نرخ حمل با کمترین زمان ترانزیت و بهترین سرویس دهی، از طریق بررسی هفتگی بازار و برنامه حرکت کشتیها توسط مسئولین فروش شرکتهای حمل و نقل تعیین میشود. استعلام قیمت به صورت مکتوب و ذخیره پاسخها توصیه میشود.
آیا نرخ‌های اعلام شده به مشتری نیاز به تایید دارند؟
بله، نرخ اعلام شده توسط مسئولین فروش باید به صورت مکتوب به مشتری ارائه شود و مشتری آن را تایید کند. در این تایید، مشخصات کالا، بستهبندی و اعتبار نرخ کرایه حمل ذکر میشود.
در مرحله رزرو کانتینر چه اطلاعاتی باید به شرکت کشتیرانی ارائه شود؟
اطلاعات شامل: نوع و تعداد کانتینر، نوع محموله، نوع بستهبندی، بندر مبدا و مقصد، مقصد نهایی، نرخ توافقی با خط کشتیرانی و محل پرداخت کرایه حمل است.
شماره رزرو کانتینر چه کاربردی دارد؟
شماره رزرو کانتینر توسط شرکت کشتیرانی اعلام میشود و به عنوان مرجع پیگیری، تخصیص کانتینر و هماهنگی تحویل کالا در مقصد استفاده میشود.
پیگیری تحویل اسناد شیپینگ اوردر چگونه انجام میشود؟
بخش ترافیک شرکت حمل و نقل، زمان تحویل اسناد به دفتر کشتیرانی را از مشتری یا نماینده او پیگیری می‌کند تا اطمینان حاصل شود که اسناد برای انجام ترخیص و تحویل کالا در مقصد آماده هستند.
چرا برای حمل و نقل دریایی اینقدر مهمه؟
شیپینگ اوردر یک فرآیند و دستورالعمل است که برای رزرو و حمل کالا از طریق کشتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این فرآیند از مهم‌ترین مراحل در حمل و نقل دریایی است، چرا که تمام مراحل از بازاریابی تا تحویل کالا به گیرنده نهایی را پوشش می‌دهد.
من به عنوان صاحب کالا، چه نقشی در فرآیند شیپینگ اوردر دارم؟
شما به عنوان صاحب کالا، اولین قدم را با تماس با بازاریاب‌ها یا مسئولان فروش شرکتهای حمل و نقل برمی‌دارید تا از قیمت‌ها مطلع شوید. سپس باید نرخ پیشنهادی را تأیید کرده و در نهایت کالا را به همراه مدارک لازم در زمان تعیین‌شده تحویل دهید.
چه هزینه‌هایی در حمل و نقل دریایی وجود داره که توی نرخ اولیه اعلام نمیشه؟
هزینه‌هایی مانند کارمزد ترمینال (THC)، صدور بارنامه، صدور تکس ریلیز، هزینه حق توقف و اصلاحیه بارنامه معمولاً در نرخ اولیه اعلامی به مشتری لحاظ نمی‌شوند و به صورت جداگانه محاسبه می‌گردند.
چرا بهتره نرخ رو به صورت کتبی از شرکت حمل و نقل بخوایم؟
دریافت نرخ به صورت کتبی و از طریق ایمیل، به عنوان یک سند معتبر برای پیگیری‌های بعدی محسوب میشود. با این کار، می‌توانید تمامی هزینه‌ها و شرایط را به صورت مستند و دقیق بررسی کنید و از هرگونه سوءتفاهم جلوگیری نمایید.
وقتی یه شرکت حمل و نقل نرخ رو به مشتری اعلام می کنه، چرا باید از نرخ مورد نظر مشتری مطلع بشه؟
با اطلاع از نرخ مورد نظر مشتری، بازاریاب یا مسئول فروش می‌تواند با خطوط کشتیرانی مذاکره کند و نرخ مناسب‌تری را برای مشتری به دست آورد. این کار به نفع هر دو طرف است.
مراحل شیپینگ اوردر شامل چه چیزهایی میشه؟
فرآیند شیپینگ اوردر شامل ۸ مرحله اصلی از بازاریابی و استعلام قیمت تا رزرو کانتینر و تحویل اسناد است. این مراحل بسته به نوع محموله و توافقات میان طرفین ممکن است کمی متفاوت باشند، اما اصول کلی آن ثابت است.
فرق فورواردر و کرییر چیه؟
کرییرها یا شرکتهای کشتیرانی، صاحبان اصلی کشتی هستند که خدمات حمل و نقل را انجام می‌دهند. فورواردرها یا شرکتهای حمل و نقل، واسطه‌ای بین صاحب کالا و کرییرها هستند و تمامی مراحل حمل و نقل را مدیریت می‌کنند.
چطور می تونیم از برنامه حرکت کشتیها و سرویس دهی اون‌ها باخبر بشیم؟
مسئولان فروش شرکتهای حمل و نقل بین‌المللی باید به صورت هفتگی وضعیت بازار را بررسی کرده و فایل‌های آماده‌ای از برنامه‌های حرکت کشتیها و سرویسهای آن‌ها داشته باشند تا به سرعت به مشتریان پاسخ دهند.
چرا برخی شرکتهای کشتیرانی از صاحب کالا تعهدنامه دریافت می‌کنن؟
برخی از شرکتهای کشتیرانی برای برخی از مسیرها، تعهدنامه‌هایی از صاحب کالا دریافت می‌کنند تا در صورت بروز هرگونه مشکل یا خسارت، مسئولیت صاحب کالا مشخص باشد و از حقوق خود حفاظت کنند.
چرا گفته شده باید نرخ اعلامی به مشتری به صورت تمامی هزینه‌ها باشد؟
منظور این است که نرخ اولیه باید شامل تمامی هزینه‌های اصلی حمل باشد تا مشتری بتواند تصمیم‌گیری درستی داشته باشد. با این حال، همانطور که اشاره کردید، برخی هزینه‌های جانبی وجود دارند که ممکن است در نرخ کتبی اولیه لحاظ نشوند.