آشنایی با سند اینویس (invoice) و کاربرد آن در حمل و نقل
در زمینه‌های حمل و نقل بین المللی و بازرگانی، اسناد و مدارکی وجود دارند که تحت عنوان اسناد حمل شناخته می‌شوند. این اسناد در برگیرنده مشخصات کالاها و محموله‌ها و از مهم‌ترین مدارک اسناد حمل در زمان مبادله خارجی کالاها محسوب گردیده و به منزله شناسنامه کالا هستند. یکی از مهم‌ترین این اسناد، سند اینوویس است که آشنایی به آن برای بازرگانان امری ضروری است.
نقش اینویس در حمل و نقل بین‌المللی کالا
اهمیت اسناد حمل
ضرورت وجود اسناد حمل در حمل و نقل‌های بین المللی به این دلیل است که این اسناد شامل واژگان تخصصی حمل و نقل و نیز اطلاعات محموله‌ها می‌باشند. در واقع خریدار تنها از طریق این اسناد قادر به ترخیص کالای خود از کمرگ، پس از انجام تعهدات مالی و تسویه حساب با فروشنده یا بانک می‌باشد. از جمله اسناد تجاری در حمل و نقل بین المللی می‌توان به راه نامه، بارنامه، گواهی مبدا و اینویس، اشاره کرد.
طبقه بندی اسناد حمل
به طور کلی این اسناد به دو گروه اسناد متعارف یا متداول و اسناد خاص تقسیم می‌شوند. فهرست اسناد این گروه‌ها عبارت‌اند از:
- اسناد حمل متعارف
- بارنامه.
- پیش فاکتور یا پروفورما اینویس.
- فاکتور یا اینویس.
- گواهی مبدا.
- پکینگ لیست یا لیست عدل بندی یا بسته بندی.
- پکینگ لیست ریز.
- گواهی آزمایش یا بازرسی.
- بیمه نامه.
- گواهی نامه صادرات.
- اسناد حمل خاص
- سیاهه گواهی شده.
- سیاهه تایید شده.
- گواهی وزن.
- سیاهه کنسولی.
- گواهی لیست سیاه.
- گواهی آنالیز سازنده کالا.
- گواهی بهداشت و سلامت.
- گواهی بازرسی کامل در مبدا.
- گواهی ضد عفونی.
مفهوم اینویس
در تشریفات گمرکی، نوعی سند تجاری و صورت حساب مهم تحت عنوان اینویس، سیاهه خرید یا فاکتور وجود دارد. کالاهای تهیه شده از خارج، دارای صورت حساب اینویس بوده و میزان و ارزش کالای خریداری شده را نشان می‌دهد. مطابق با قوانین بین‌المللی حمل و نقل کالا، سند اینویس می‌بایست طی تشریفات گمرکی توسط صادر کننده کالا یا فروشنده تهیه شده و به نام خریدار زده شود. پس از تنظیم صورت حساب اینویس فروشنده باید آن را به امضا و تایید شخص مسئول این امر در شرکت خود رساند. ارسال اینویس برای گمرک از دیگر اقداماتی است که باید انجام شود. ارائه سند اینویس هنگام ترخیص کالا از گمرک کشور مقصد نیز امری مهم بوده که برای برسی و تایید ضروری است.
اطلاعات مورد نیاز در سند اینویس
هر فروشنده می‌تواند قالب این سند را به سلیقه خود معین کند؛ چرا که قالب و ساختاری برای این سند، از پیش تعیین نشده است. با این وجود ذکر یکسری اطلاعات در هر سند اینویس، امری ضروری است. این اطلاعات می‌بایست همراه با تاریخ صدور، بر روی کاغذی مارک دار نوشته شود. این اطلاعات ضروری به شرح ذیل است:
- تاریخ اینویس یا سیاهه تجاری.
- شماره مسلسل، شماره اینویس و یا شماره تشخیص.
- اطلاعات فروشنده، فرستنده و یا صادر کننده شامل نام کامل شرکت، تلفن و آدرس پستی.
- اطلاعات خریدار و یا گیرنده.
- کد تعرفه گمرکی.
- قیمت کل کالا.
- قیمت واحد کالا.
- تعداد کالا.
- شرح مشخصات واضح و دقیق کالا.
- ردیف کالا و یا خدمات.
انواع اینویس در حمل و نقل
علاوه بر تعریف ارائه شده برای اینویس، گاهی پیش می‌آید که خریدار کالا اطلاعاتی را در اینویس ذکر می‌نماید که به موجب آن سه نوع دیگر اینویس به وجود می‌آید. این سه نوع عبارت‌اند از:
- اینویس یا سیاهه گواهی شده: در این نوع از اینویس فروشندگان می‌بایست کالای صادرشده مطابق قرارداد را که ممنوعیتی از جانب کشور ندارد، تایید کنند. این نوع از اینویس معمولا باید توسط اتاق بازرگانی محل و یا یک مقام مسئول تایید شده و به امضا برسد.
- اینویس یا سیاهه تائید شده: فروشندگان در این نوع از اینویس، علاوه بر دریافت تایید و امضای اتاق بازرگانی منطقه خود می‌بایست تایید و امضای کنسولگری یا سفارت کشور خریدار را نیز دریافت نمایند. تهیه و تنظیم این نوع از اینویس عموما به درخواست خریداران برخی کشورهای خاورمیانه انجام می‌شود.
- اینویس یا سیاهه کنسولی: این نوع اینویس فرمی چاپی بوده که تکمیل و مهر آن توسط سفارتخانه‌های کشور فروشنده انجام می‌شود و نیز تقبل هزینه‌های آن بر عهده فروشنده است.
تفاوت پروفوما اینویس با اینویس در حمل و نقل
اینویس سندی رسمی بوده در حالی که پروفورما اینویس دارای جنبه رسمی نبوده و شرایط قید شده در آن قابل تغییر است.
سوالات متداول سند اینویس (invoice)
سند اینویس چیست و چه کاربردی دارد؟
اینویس یا فاکتور تجاری، سندی است که مشخصات کالاهای خریداری شده، ارزش آن‌ها و اطلاعات خریدار و فروشنده را نشان می‌دهد و در تشریفات گمرکی برای ترخیص کالا از کشور مقصد ضروری است.
چه اطلاعاتی باید در سند اینویس ذکر شود؟
اطلاعات ضروری شامل تاریخ صدور، شماره اینویس، مشخصات کامل فروشنده و خریدار، شرح دقیق کالا، تعداد، قیمت واحد و کل، کد تعرفه گمرکی و ردیف کالا است.
انواع اینویس کدامند؟
سه نوع رایج اینویس عبارتند از: 1) اینویس گواهی شده که توسط فروشنده تایید می‌شود. 2) اینویس تائید شده که علاوه بر تایید فروشنده، امضای اتاق بازرگانی و کنسولگری خریدار را دارد. 3) اینویس کنسولی که توسط سفارتخانه کشور فروشنده مهر و تایید می‌شود.
تفاوت پروفورما اینویس با اینویس رسمی چیست؟
پروفورما اینویس جنبه رسمی ندارد و اطلاعات آن قابل تغییر است، در حالی که اینویس رسمی سندی معتبر برای گمرک و معاملات بین‌المللی است.
چه مدارکی همراه اینویس برای ترخیص کالا لازم است؟
علاوه بر اینویس، مدارک دیگری مثل بارنامه، گواهی مبدا، پکینگ لیست و بیمه‌نامه نیز برای ترخیص کالا از گمرک مورد نیاز هستند.
 و کاربرد آن در حمل و نقل){kind=link}
چرا برای واردات کالا بهش نیاز دارم؟
اینویس (invoice) یا فاکتور، یک سند تجاری مهم است که توسط فروشنده برای خریدار صادر می‌شود و حاوی جزئیاتی مانند تعداد، قیمت، و ارزش کل کالاهای خریداری شده است. شما برای ترخیص کالا از گمرک به این سند نیاز دارید، زیرا اینویس به منزله شناسنامه کالا عمل کرده و اطلاعات ضروری را برای گمرک فراهم می‌کند.
مگه هر فروشنده ای میتونه اینویس خودش رو داشته باشه؟
بله، هر فروشنده می‌تواند قالب اینویس را خود طراحی کند، اما برای معتبر بودن، باید اطلاعات ضروری و دقیق مانند تاریخ صدور، شماره مسلسل، مشخصات کامل فروشنده و خریدار، و توضیحات دقیق کالا در آن ذکر شود.
تفاوت اینویس با پروفورما اینویس چیه؟
اینویس سندی رسمی و نهایی برای پرداخت و گمرک است. اما پروفورما اینویس (proforma invoice) یا پیش فاکتور، یک سند غیررسمی و پیش‌نویس است که قبل از نهایی شدن معامله صادر می‌شود و شرایط و قیمت‌های ان قابل تغییر است.
اگه یه کالایی رو از خارج سفارش بدم، آیا فروشنده باید اینویس رو به گمرک من بفرسته؟
بله، پس از تهیه و امضای اینویس، فروشنده موظف است ان را برای گمرک کشور مقصد ارسال کند. ارائه این سند هنگام ترخیص کالا از گمرک کشور شما برای بررسی و تایید ضروری است.
چرا باید روی اینویس شماره مسلسل و شماره تشخیص درج بشه؟
شماره مسلسل و شماره تشخیص برای پیگیری و شناسایی دقیق معامله و کالاها ضروری است. این شماره‌ها به گمرک و طرفین معامله کمک می‌کنند تا به راحتی سند و کالا را در سیستم‌های خود ردیابی کنند.
شنیدم بعضی اینویس ها باید تایید بشن، این یعنی چی؟
برخی از کشورها، به خصوص در خاورمیانه، برای واردات کالاهای خاص، نیاز به تایید اینویس توسط نهادهایی مانند اتاق بازرگانی یا کنسولگری کشور خریدار دارند. اینویس‌های تایید شده، گواهی شده و کنسولی از این نوع هستند.
آیا اینویس فقط برای کالاست یا خدمات هم شاملش میشه؟
اینویس می‌تواند برای کالا و خدمات صادر شود. اطلاعاتی مانند ردیف کالا و یا خدمات در این سند درج می‌گردد تا مشخصات معامله به وضوح بیان شود.
اگه یه اینویس داشته باشم، دیگه نیازی به اسناد دیگه حمل نیست؟
خیر. اینویس یکی از مهم‌ترین اسناد حمل است، اما برای ترخیص کامل کالا به اسناد دیگری مانند بارنامه، گواهی مبدا، و بیمه‌نامه نیز نیاز دارید. هر یک از این اسناد نقش خاصی در فرایند حمل و نقل ایفا می‌کنند.
کد تعرفه گمرکی در اینویس چه کاربردی داره؟
کد تعرفه گمرکی یک کد بین‌المللی است که نوع کالا را مشخص می‌کند و برای تعیین عوارض گمرکی و قوانین واردات و صادرات ضروری است. این کد به گمرک کمک می‌کند تا به سرعت ماهیت کالا را شناسایی کند.
آیا اینویس فقط باید روی کاغذ مارک‌دار چاپ بشه؟
بله، بر اساس روال معمول، اطلاعات اینویس باید بر روی کاغذ مارک‌دار شرکت فروشنده چاپ شود که شامل نام کامل شرکت، ادرس، و شماره تلفن است تا اعتبار سند را تایید کند.